Règlement de participation pour exposants Salons du Mariage de Bruxelles, Libramont, Liège, Mons, Namur et Charleroi

1)Données techniques de la salle

a.Dimensions : Sauf dérogation, la hauteur des cloisons est fixée à 300 cm.
b.Suspension : La suspension de matériaux à la sous-toiture n’est possible qu’après demandeécrite adressée à AP Events et après approbation par un organisme de contrôle reconnu.
c.Contraintes : Veuillez tenir compte des contraintes suivantes lors de la conception et dumontage de votre stand.
•Les bouches d’incendie et extincteurs doivent toujours être accessibles sans le moindre problèmeet sans devoir déplacer d’objets.
•Les portes de secours doivent rester accessibles et libres.
d.Dégâts : En cas de détérioration de biens ou de locaux mis à la disposition des exposants, lesfrais de restauration des biens endommagés seront à charge de l’exposant responsable. L’emploi depeinture, d’autocollants, de clous… n’est pas autorisé sur les stands loués par l’intermédiaire de APEvents, ni sur les murs ni sur les sols en béton de la salle. Le placement de la moquette impliquequ’il faut tenir compte du fait que le ruban adhésif double face doit être enlevé lors du démontage.Nous sommes obligés de vous demander les prix suivants pour :
•Tâches de peinture et autres : 70 €/m2 avec un minimum de 1 m2
•Rayures et dégâts causés par le matériel lourd : 50 € par endroit endommagé.
•Reste de colle et de ruban adhésif double-face : 15 €/m courant sur une largeur maximale de 5 cm.
•Évacuation de déchets au montage et démontage du stand : 50 €/évacuation.e.Aménagement : L’organisateur se réserve le droit de refuser tout matériel et/ou mobilier dontl’état et/ou la présentation seraient de nature à déprécier l’allure visuelle générale du salon. En outrel’organisateur peut faire meubler et/ou aménager par ses propres services et aux frais de l’exposant,le stand de ce dernier qui ne serait pas aménagé suivant l’esthétique générale du salon.

2)Participation

a.Admission : La qualité d’exposant n’est acquise que lorsque AP Events sprl aura enregistrél’acompte prévu par le règlement. Le paiement intégral des factures est la condition expressed’admission à l’événement. En cas de non-paiement, l’emplacement attribué est remis à ladisposition de l’organisateur.Les stands sont loués à toute firme ayant une activité compatible avec l’objet du salon. L’exposantqui s’inscrit est supposé en règle avec la législation en vigueur concernant sa propre activitécommerciale.
L’organisateur se réserve le droit d’accepter ou de refuser toute demande de participation. De mêmel’organisateur peut à tout moment annuler une demande qu’il aurait acceptée ultérieurement. Lerefus ou l’annulation d’une demande de participation ne donne lieu au paiement d’aucune indemnitéautre que le remboursement intégral des arrhes versées.b.Commandes : En cas de commande tardive il est possible que les biens commandés ne puissentplus être livrés conformément à votre commande. Toutes les commandes (eau, électricité, cartesd’entrée, badges…) faites pendant le montage, la durée ou le démontage du Salon seront sujettes àune augmentation de 20% et seront à payer au comptant. Aucune annulation de commande ne seraacceptée à partir du premier jour du montage.c.Réservation : Toute réservation doit être faite via le formulaire prévu à cet effet et distribué parl’organisateur. Toute réservation implique le paiement correspondant dans les délais fixés, suivantles formules décrites dans le formulaire de réservation. En cas de défaut de paiement, l’organisateurse réserve le droit de facturer des frais de dossiers (25 €) et des intérêts de retards suivant les tauxlégaux.
Les stands sont attribués au fur et à mesure et en fonction de la sélection. L’attribution sera définitive dès l’admission confirmée par l’organisateur accompagné de la réception de l’acompte. La réservation étant personnelle, aucune modification de locataire ou d’occupant ne peut se faire sans l’accord écrit de l’organisateur. Pour une question de cohérence et de visibilité, les stands ne pourront pas être partagés.
d. Produits et services : Les exposants doivent posséder les droits et autorisations nécessaires à la présentation des produits et services exposés sur leur stand. L’organisateur n’assume aucune responsabilité à ce sujet pas même en cas de concurrence déloyale entre exposants ou à l’égard des tiers. L’organisateur se réserve le droit de refuser la présence de certains produits et services sur le salon s’il juge que ces derniers ne sont pas en adéquation avec le thème et l’éthique de la manifestation.
L’exposant s’engage à pratiquer une politique commerciale respectueuse et bienveillante. Toute approche commerciale agressive, représentant une arnaque ou abusive envers un visiteur entraine automatiquement l’exclusion du salon, l’annulation d’éventuelles réservations pour des salons ultérieurs. L’organisateur se garde le droit de se porter partie civile ou d’attaquer en justice l’exposant qui aurait des pratiques préjudiciables aux visiteurs et/ou à l’organisateur.

3) Stand

a. Plan de lotissement : L’organisateur s’efforcera de satisfaire les demandes de localisation précise au fur et à mesure des réservations et de leur ordre d’arrivée. En aucun cas, l’organisateur n’est tenu par une localisation déterminée sauf dans le cas où le bon de commande prévoit la réservation d’un angle moyennant un supplément de 10% du prix du stand. L’organisateur informera tout exposant en ayant fait la demande des disponibilités de stands d’angle.
L’exposant s’engage à utiliser l’espace qui lui est concédé pour les 2 jours, sans empiéter sur les allées, pour des questions de sécurité. Sauf accord préalable de l’organisateur, l’exposant ne peut ni changer d’emplacement, ni faire du racolage dans les allées, ni faire de la distribution ailleurs qu’à l’endroit déterminé par son stand.
b. Sous-location, transfert de stand : Il est interdit à l’exposant de céder à des tiers (même à titre gratuit), de louer, de céder à l’usage, ou de transférer tout ou une partie du stand qui lui est attribué, sans l’accord préalable et écrit de l’organisateur. L’exposant ne peut pas céder cette autorisation.
c. Présence au stand : Les exposants s’obligent dans leur propre intérêt, à garantir une présence d’un délégué sur le stand en permanence, pendant les heures d’ouverture de la manifestation, pour recevoir et renseigner les visiteurs.

4) Assurance

a. Obligations : En signant le formulaire de participation, les exposants ou les organisateurs déclarent qu’ils ont souscrit toutes les assurances légalement obligatoires (tant pour eux-mêmes que pour leur personnel) et que la couverture leur est régulièrement acquise au moins pour la période du salon et les huit jours qui suivent. Ils déclarent en outre que leur RC exploitation fait l’objet d’une couverture d’assurances et être informés qu’en aucun cas, la police couvrant la RC exploitation de AP Events ne pourra intervenir, même à titre supplétif, pour des sinistres n’engageant que la responsabilité de l’exposant.
b. Recours : Par les présentes conditions générales de participation, les exposants abandonnent tout recours envers l’organisateur, AP Events et ses représentants et s’engagent à répercuter cet engagement auprès de leurs propres fournisseurs ou sous-traitants en les invitant à souscrire au même abandon de recours.

5)Paiement – Renonciation

a.Les paiements doivent se faire dans les délais suivants :
•50% au comptant dès réception de la facture (lors de l’inscription).
•50% au plus tard deux mois avant l’ouverture de l’événement.
b.Renonciation quand AP Events fait office d’organisateur :
La signature du contrat engage l’exposant de manière irrévocable à participer au salon. Pardérogation, il est toutefois convenu que l’exposant pourra renoncer à sa participation
•jusqu’au 120ème jour qui précède l’évènement par lettre recommandée. L’acompte facturé resteradû, non plus à titre d’acompte, mais bien à titre d’indemnité de dédit.
Le non-paiement de la facture d’acompte à son échéance sera considéré comme exprimant lavolonté de l’exposant de renoncer à sa participation. L’indemnité de dédit prévue ci-dessus sera dueet AP Events libérera l’emplacement.
•dans le cas où l’exposant renonce à sa participation entre le 120ème jour et le 15ème jour quiprécède l’évènement, l’intégralité du montant facturé sera due. AP Events libèrera l’emplacement.Seront en outre facturés les frais exposés par AP Events au moment où la renonciation intervient(aménagement de l’emplacement laissé vide, le cas échéant par l’installation d’un stand modulaire).Seront toutefois crédités les frais liés à l’occupation du stand qui auraient déjà été facturés (eau,électricité, nettoyage …).
•Si la renonciation intervient moins de 15 jours avant l’ouverture, l’indemnité de dédit est égale auxmontants facturés, majorés d’une somme forfaitaire de 40 €/m2 destinée à couvrir les frais deréaménagement et sous déduction des frais liés à l’occupation du stand, qui auraient été déjàfacturés (eau, électricité…). Moyennant règlement de cette indemnité, AP Events renonce à réclamertous autres dommages et intérêts. Le non-paiement de la facture du solde à son échéance seraconsidéré comme exprimant la volonté de l’exposant de renoncer à sa participation. En cas de non-paiement des factures à leur échéance, elles seront majorées de plein droit et sans mise en demeurede 15% à titre d’indemnité forfaitaire. En outre, il sera dû un intérêt au taux de 15% l’an.

6)Principes juridiques

Litige : En cas de litige, les Tribunaux de Bruxelles seront seuls compétents.